FAQ Borang 1: Permohonan Laporan Penilaian

Borang di bawah adalah Borang 1: Permohonan Laporan Penilaian, yang digunakan khusus untuk urusan pinjaman atau pembiayaan perumahan melalui Lembaga Pembiayaan Perumahan Sektor Awam (LPPSA).

​Borang ini berfungsi sebagai permohonan rasmi kepada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH) untuk mendapatkan laporan penilaian bagi hartanah yang ingin dibeli atau dibina.

​Kegunaan Borang Ini

​Borang ini perlu diisi oleh penjawat awam yang ingin memohon pembiayaan perumahan mengikut kategori berikut (Jenis I hingga VII):

1. ​Jenis I: Membeli rumah atau petak rumah kediaman yang telah siap.
2. ​Jenis II: Membina rumah di atas tanah sendiri.
3. ​Jenis III: Membeli rumah atau petak rumah kediaman dalam pembinaan.
4. ​Jenis IV: Membeli tanah dengan tujuan membina rumah.
5. ​Jenis V: Menyelesaikan hutang pinjaman perumahan daripada bank/institusi kewangan.
6. ​Jenis VI: Membina rumah di atas tanah yang dibeli melalui pinjaman LPPSA (SPPB).
7. ​Jenis VII: Membuat kerja-kerja ubah suai rumah atau petak rumah kediaman.

​Maklumat Utama yang Diperlukan

​Dalam borang tersebut, anda perlu melengkapkan:

• ​Butiran Peribadi: Nama penuh, No. Kad Pengenalan (atau No. Polis/Tentera), serta alamat pejabat.
• ​Butiran Harta: Maklumat geran seperti No. Hakmilik, No. PT/Lot, Mukim/Bandar, dan Daerah.
• ​Alamat Harta: Lokasi tepat hartanah yang ingin dinilai.

​Langkah Seterusnya

​Setelah borang ini diisi, ia biasanya perlu dikemukakan kepada Pengarah Penilaian Negeri atau Penilaian Daerah yang berkenaan bersama dokumen sokongan (seperti salinan geran atau pelan tapak) bagi membolehkan pihak JPPH menjalankan pemeriksaan dan mengeluarkan laporan penilaian harga pasaran harta tersebut.

FAQ 1: Adakah jabatan majikan pemohon perlu menggubahsuai dan memasukkan letterhead?

Secara prosedurnya, Borang 1 (Permohonan Laporan Penilaian) tidak wajib menggunakan letterhead jabatan pemohon kerana ia adalah borang rasmi yang dikeluarkan untuk kegunaan individu (penjawat awam).

​Walau bagaimanapun, terdapat beberapa butiran penting mengenai cara penghantaran borang ini:

​1. Penggunaan Surat Iringan (Cover Letter)

​Walaupun borang itu sendiri tidak memerlukan letterhead, adalah menjadi amalan biasa (standard practice) bagi penjawat awam untuk melampirkan satu Surat Iringan daripada Jabatan semasa menghantar Borang 1 ke pejabat Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH).

• ​Surat ini biasanya menggunakan letterhead rasmi jabatan tempat anda bertugas.
• ​Tujuannya adalah untuk mengesahkan bahawa anda memang seorang kakitangan awam yang sah dan sedang dalam proses memohon pembiayaan LPPSA.

​2. Pengesahan Majikan

​Dalam kebanyakan urusan LPPSA, pengesahan majikan adalah kritikal. Jika anda menghantar sendiri borang tersebut ke kaunter JPPH, pihak mereka mungkin meminta bukti perkhidmatan (seperti slip gaji atau surat pengesahan jawatan) jika tiada surat iringan daripada jabatan.

​3. Keperluan Dokumen Lampiran

​Selain Borang 1, pastikan anda menyertakan dokumen berikut (yang biasanya memerlukan salinan yang disahkan jika perlu):

• ​Salinan Hakmilik Tanah (Geran).
• ​Salinan Perjanjian Jual Beli (S&P) atau draf perjanjian.
• ​Pelan Tapak/Bangunan (terutamanya untuk jenis bina rumah atau ubah suai).
• ​Salinan Kad Pengenalan.

​Kesimpulannya: Anda boleh mengisi borang tersebut seperti biasa tanpa letterhead, tetapi sangat disarankan untuk menyertakan surat iringan rasmi dari jabatan anda semasa menghantarnya ke JPPH untuk memudahkan urusan dokumentasi dan pengesahan status penjawat awam anda.

FAQ 2: Jabatan majikan pemohon sudah pun menyertakan surat iringan. Adakah absah?

Jika jabatan anda telah mengeluarkan Surat Iringan (Cover Letter) yang menggunakan letterhead rasmi, itu sudah memadai dan mengikut prosedur yang betul.

​Anda boleh menjelaskan perkara ini kepada peguam dengan menyatakan poin-poin berikut:

​Jawapan Kepada Peguam

1. ​Borang 1 Adalah Borang Standard: Maklumkan bahawa Borang 1 ialah borang statik/standard yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa (JPPH/LPPSA). Borang itu sendiri memang tidak mempunyai ruang letterhead jabatan kerana ia diisi oleh individu.
2. ​Surat Iringan Adalah Pengganti Letterhead: Jelaskan bahawa fungsi letterhead jabatan telah dipenuhi melalui Surat Iringan yang dilampirkan bersama borang tersebut.
3. ​Prosedur Jabatan: Beritahu peguam bahawa mengikut amalan jabatan anda, borang tersebut dihantar bersama surat iringan rasmi sebagai dokumen sokongan utama untuk pengesahan majikan.

​Sebab Peguam Bertanya

​Peguam mungkin bertanya kerana mereka ingin memastikan rantaian dokumen (chain of documents) itu nampak rasmi bagi tujuan rekod atau bukti permohonan telah melalui saluran majikan yang betul.

​Apa Yang Perlu Anda Lakukan?

• ​Tunjukkan Salinan: Berikan salinan Surat Iringan Jabatan tersebut kepada peguam jika mereka belum menerimanya.
• ​Semak Cop Pengesahan: Pastikan di dalam Borang 1 tersebut (biasanya di bahagian bawah atau belakang, jika ada ruang) atau pada surat iringan, terdapat cop rasmi jabatan dan tandatangan pegawai yang diberi kuasa.

​Secara ringkasnya, selagi ada surat iringan dengan letterhead jabatan, keperluan formaliti itu telah pun dipenuhi. Anda hanya perlu selaraskan dokumen tersebut supaya peguam memegang set yang lengkap.

FAQ 3: Peguam tetap mahukan letterhead Borang 1

Jika peguam tersebut berkeras berdasarkan pengalaman spesifik dengan JPPH Melaka, ada kemungkinan pejabat JPPH di sana mempunyai keperluan pentadbiran tempatan (local administrative requirement) yang lebih ketat atau spesifik untuk memastikan borang tersebut tidak dimanipulasi.

​Walaupun secara umum Borang 1 adalah borang standard, jika anda perlu memenuhi permintaan peguam tersebut untuk mengelakkan permohonan ditolak (yang akan melambatkan proses pinjaman anda), berikut adalah tindakan yang boleh anda ambil:

​1. Cetak Semula Borang di Atas Kertas Letterhead

​Tindakan paling pantas adalah meminta kebenaran jabatan untuk mencetak Borang 1 terus di atas kertas kosong yang mempunyai kepala surat (letterhead) jabatan anda.

• ​Ini bermakna bahagian atas kertas adalah letterhead rasmi, dan teks Borang 1 bermula di bawahnya.
• ​Pastikan kandungan borang tidak lari dan masih boleh dibaca dengan jelas.

​2. Dapatkan Cop Rasmi Jabatan pada Setiap Helaian

​Jika mencetak semula di atas letterhead sukar dilakukan (contohnya kerana kekangan sistem atau stok kertas letterhead dikawal ketat), anda boleh menggunakan alternatif ini:

• ​Gunakan Borang 1 yang sedia ada.
• ​Minta pejabat anda meletakkan Cop Rasmi Jabatan (yang mempunyai alamat lengkap jabatan) pada bahagian atas atau penjuru kanan borang tersebut.
• ​Langkah ini biasanya diterima sebagai "pengesahan identiti jabatan" pada dokumen fizikal.

​3. Mohon Kerjasama Unit Pentadbiran/HR

​Memandangkan anda mempunyai pengarah di tempat kerja, anda boleh memohon bantuan Unit Pentadbiran dengan menyatakan:

​"Pihak peguam memaklumkan bahawa JPPH Melaka memerlukan Borang 1 ini dicetak di atas letterhead jabatan bagi tujuan pengesahan rasmi untuk urusan LPPSA. Mohon kerjasama pihak tuan untuk membenarkan borang ini dicetak di atas kertas rasmi tersebut bagi mengelakkan permohonan ditolak."

FAQ 4: Peguam menyatakan, negeri Melaka agak rumit

​Kenapa JPPH Melaka Mungkin Meminta Begitu?

​Setiap cawangan negeri kadang-kala mempunyai prosedur kawalan dalaman bagi:

• ​Mengelakkan Penipuan: Memastikan permohonan benar-benar datang dari penjawat awam yang aktif.
• ​Ketepatan Maklumat: Letterhead memudahkan pihak penilaian menghubungi jabatan secara terus jika terdapat keraguan pada butiran harta atau pemohon.

​Nasihat saya: Jangan bertekak dengan peguam mengenai prosedur jika dia mendakwa itu adalah keperluan khusus JPPH Melaka. Adalah lebih baik "ikutkan sahaja" kehendak teknikal tersebut supaya urusan penilaian harta anda berjalan lancar dan laporan penilaian dapat dikeluarkan dengan segera.

FAQ 5: Adakah ini amalan JPPH di Malaysia? Iaitu wajib ada letterhead di borang 1 walaupun sudah ada surat iringan.

Boleh dikatakan prosedur ini adalah kes yang unik bagi sesetengah cawangan JPPH, tetapi bukanlah sesuatu yang mengejutkan dalam birokrasi perkhidmatan awam.

​Walaupun Borang 1 adalah borang standard persekutuan, terdapat beberapa faktor mengapa peguam anda mendakwa JPPH Melaka mempunyai ketetapan sedemikian:

​1. Budaya Kerja dan Budaya Tempatan (Local Discretion)

​Setiap pejabat JPPH negeri mempunyai budi bicara dalam menentukan kaedah pengesahan bagi mengelakkan ralat atau pemalsuan. Jika JPPH Melaka pernah berdepan dengan kes permohonan "palsu" atau dokumen yang tidak lengkap daripada pemohon individu, mereka mungkin mewajibkan penggunaan letterhead sebagai lapisan keselamatan tambahan (security layer).

​2. Pengalaman "Pahit" Peguam

​Peguam biasanya bercakap berdasarkan pengalaman. Jika sebelum ini mereka pernah menghantar Borang 1 tanpa letterhead ke JPPH Melaka dan dokumen tersebut dikembalikan (reject) atau diminta pindaan, mereka akan menganggap itu sebagai "syarat wajib" untuk semua kes seterusnya bagi mengelakkan kelewatan.

​3. Jenis Pembiayaan (Jenis VII - Ubah Suai)

​Sekiranya permohonan anda adalah untuk Jenis VII (Ubah Suai), penilaian biasanya lebih rumit. JPPH ingin memastikan bahawa permohonan tersebut memang datang daripada penjawat awam yang sah melalui saluran jabatan yang rasmi, kerana nilai penilaian akan mempengaruhi jumlah pembiayaan tambahan yang diberikan.

​Adakah Prosedur Ini "Salah"?

​Secara teknikal, ia tidak salah, cuma ia adalah keperluan administratif tambahan. Di negeri lain, surat iringan (cover letter) sudah memadai, tetapi di Melaka, mereka mungkin mahu borang itu sendiri "beridentitikan" jabatan anda.

​Tindakan Paling Bijak Untuk Anda

​Memandangkan urusan hartanah dan LPPSA ini melibatkan masa, adalah tidak berbaloi untuk mempertikaikan prosedur tersebut dengan peguam atau JPPH.

​Saranan saya:

1. ​Ikut saranan peguam: Cetak semula Borang 1 tersebut menggunakan kertas letterhead jabatan.
2. ​Minta pengesahan Pengarah: Memandangkan anda bekerja di bawah seorang Pengarah, minta kerani atau setiausaha jabatan untuk mencetak borang tersebut pada kertas rasmi dan dapatkan tandatangan serta cop rasmi.
3. ​Jangan "Copy-Paste": Pastikan format borang asal dikekalkan walaupun diletakkan di bawah kepala surat jabatan.

​Ini adalah langkah paling selamat agar permohonan anda terus diproses tanpa perlu berulang-alik ke pejabat peguam atau JPPH berkali-kali.